行政部门的工作内容和职责(行政部门是做什么的)

企业行政部的岗位设置及人员规模,跟企业本身的规模大小,以及企业在行政管理方面的精细化程度有着密切关系。

有的小公司,可能前台、其它行政岗位、人事和财务,一个人就兼了;而有的大公司,光前台人员都能有几十上百人的团队。

这里按照行政部门岗位配置比较齐全的大型公司来介绍,在中小型公司,有些岗位和职能被合并在了其它岗位上,有的因为规模的关系不需要,但少数的几个岗位,也一定是在这里面。

行政部门的工作内容和职责(行政部门是做什么的)

01

行政前台:绝大多数公司都会配置的公司门面岗位

行政前台是绝大多数公司都有的岗位,基本上各个部门的人都熟悉也都认识,毕竟每天进进出出都能看到,而在能够自由收取快递的公司,前台还是提我们收发和保管快递的人

除了这些与所有员工有密切关系的工作之外,行政前台的工作内容还包括:

  • 司所有来访者的初始接待,并及时通知内部员工来接访客;

  • 公司电话的接听,并判断是否需要转接给公司对应的人员;

  • 办公现场管理,比如桶装饮用水的及时供应,会议室瓶装饮用水的及时补充,桌椅等办公设备的摆放是不是整齐、有没有安全隐患等。

行政部门的工作内容和职责(行政部门是做什么的)

02

资产管理:负责办公电脑、桌椅等的管理

员工入职一家新公司或者离职时,都会涉及到办公桌的安排、电脑设备的领取和回收,有些公司可能还涉及到工作服的发放和回收等等,这些工作,一般是由行政部门负责资产管理的同事来负责。

一般来说,公司的大型资产,比如一些生产企业的厂房、各类生产设备等,会有专门的资产管理部门来负责。

但诸如一些员工日常要领用的办公用品、办公设备、员工活动的物料等,都由行政部门的资产管理员来负责。

行政部门的工作内容和职责(行政部门是做什么的)

03

采购管理:负责办公用品、礼品等的采购工作,以及订票订酒店等工作

跟资产管理类似,一般公司专门的采购部门,会负责比较大型的采购项目,而类似于办公用品,零星的商务礼品的采购,都会直接划归到行政部门;

办公桌椅、电脑等办公设备的采购,因为跟行政相关工作联系比较紧密,有些公司也会放至行政部门;

另外,公司各级人员出差的交通、酒店等,通常也是行政的采购岗位负责,还包括接待来访客人需要安排住宿等事宜,也是这个岗位负责。

行政部门的工作内容和职责(行政部门是做什么的)

04

保洁人员:负责公司的所有场所卫生工作

保洁人员有些公司是直接自己招聘放在行政部门,也有些是跟第三方劳务公司签订外包合同,由第三方劳务公司外派。

如果是外派,在管理上是归属于行政部门。

05

安保人员:负责公司的安防相关工作

一般在大卖场、超市等性质的公司,安保作为重要的一个职能,是有专门的部门。

但在一些安保人员主要工作是配合前台进行来访客人登记接待、维持秩序等的公司,安保人员通常也是放在行政部门。

跟保洁人员一样,有些公司的安保也是用的第三方劳务公司的派遣员工。

行政部门的工作内容和职责(行政部门是做什么的)

06

司机:主要负责为高层领导开车或者是公司的商务用车

给公司高管配车了的公司,又或者公司有专门的商务用车,一般都会配备相应的司机,司机通常也会放在行政部门的编制之下。

07

仓库管理员:主要负责行政仓库的管理

电脑设备、办公桌椅、各类办公用品、员工活动用品等等,在规模较大一点的公司,基本上都会有一个专门的库房用来摆放这些东西。

相应的,行政部门就需要有专人来进行管理,于是就有了仓库管理员的岗位。

行政部门的工作内容和职责(行政部门是做什么的)

08

工程管理:负责办公室的装修、搬迁等工作

在一些一直在持续扩张的公司,可能会面临一个特殊情况,那就是经常需要搬办公场地,需要装修。

这样的公司,行政部门通常会配备一个工程管理的职位,主要负责寻找办公场地、谈租赁事宜,并负责装修相关工作。

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